項目管理的啟動與要點

項目是公司生活的有機(jī)組成部分。簡單的項目可能不需要規(guī)劃，所有的關(guān)鍵信息都存在你的腦海里就可以;相反，一個復(fù)雜的項目可能需要特殊的項目軟件，同時需要團(tuán)隊進(jìn)程和時間表以便跟蹤。它可能是高科技含量的，也可能根本就不含任何技術(shù)。

“項目”是一個可大可小的詞，它可能是一項相當(dāng)簡單的活動，比如為辦公樓所有的接待員配上新的個人電腦，也可能是一項很復(fù)雜的冒險活動，例如開發(fā)系統(tǒng)軟件或進(jìn)行系統(tǒng)升級，或者是一項有意義的龐大任務(wù)，如全公司采用ERP一個項目可能只有一個員工或者由來自不同公司的幾十人組成的團(tuán)隊。

作為一位IT經(jīng)理，你的生活很可能被項目包圍雖然項目管理是一門復(fù)雜規(guī)范的管理科學(xué)(盡管有時它像一門藝術(shù)而不是科學(xué))，但你不需要所有的復(fù)雜的和規(guī)范的程序來運(yùn)行一個成功的項目。下面的三個規(guī)律也許沒有道理可講，但是它們常常被證明是正確的：①沒有一個重要項目是按時、在預(yù)算內(nèi)或者由啟動者來完成的。②項目在完成95%之前進(jìn)展迅速，之后毫無進(jìn)展。③當(dāng)事事進(jìn)展順利時，將會有問題出現(xiàn)。

根據(jù)這三個不是規(guī)律的規(guī)律，我們可以得出這樣兩個推論。推論一：當(dāng)事情不能再糟糕時，將有轉(zhuǎn)機(jī)。推論二：當(dāng)事情順利時，是因為你忽視了某些問題。項目管理的要點，項目管理(PM)成為一項正式學(xué)科并在今天的公司生活中廣泛存在。1、一個項目有5個要點需要你回答：目標(biāo)、項目團(tuán)隊的成員、時間、花費(fèi)和公司里誰將支持它。2、項目的大小和范圍有很大的不同，并且它們可能在人們毫無知覺的情況下啟動，可能沒有正式的要求，沒有特定的預(yù)算，只有大概的完成日期。另一方面，要求、預(yù)算、完成日期可能是完全確定的。3、作為一位項目經(jīng)理最重要的任務(wù)是詳細(xì)說明一個清楚的項目目標(biāo)(或一系列目標(biāo))。在首先確認(rèn)目標(biāo)之前不要做任何事，讓團(tuán)隊成員和項目贊助者一致同意項目的目標(biāo)，并把它寫下來。4、然后，為你的項目爭取幫助和贊助，你不能獨自一人做項目，你需要其他人的幫忙，可能是公司其他部門的人。5、在詳細(xì)說明你的目標(biāo)之后，你還需要詳細(xì)解釋達(dá)到目標(biāo)需要的步驟，這些步驟被稱為里程碑。

根據(jù)這些要點，你有5個關(guān)鍵問題需要得到答案：①項目的目標(biāo)是什么?②誰將是幫助我完成這個目標(biāo)的項目團(tuán)隊成員?③項目需要花多長時間完成?④項目將要花多少錢?⑤其他還有誰會支持這個項目?想清這些問題后，就可以進(jìn)入啟動項目階段了。

1、如何啟動一個典型項目。最初項目可能缺乏細(xì)節(jié)，沒有花費(fèi)、時間進(jìn)度或所需資源的架構(gòu)。事實上，當(dāng)這些問題數(shù)字化時，項目已經(jīng)被扼殺了，因為它花的時間太長了，要用太多的錢，或者需要很多員工。而一旦你有一個項目需要管理，不管你自己做或給別人來做，你的工作是好好管理它。顯然，不同規(guī)模的項目不能使用同樣的方法管理。在這里，我們假定我們有一個10人左右的項目團(tuán)隊，項目將需要4～5個月時間。首先我們需要明確定義項目目標(biāo)，因為這樣我們可以把目標(biāo)作為成果，它將標(biāo)志著我們的項目已經(jīng)成功完成。項目的目標(biāo)必須具有以下幾個重要特征：明確定義、項目相關(guān)重要人員一致同意(這個團(tuán)隊可以包括那些不直接參與項目的人)、記錄下來。除了所考慮的其他問題，我們首先應(yīng)當(dāng)確定目標(biāo)，讓它一致通過，并記錄在案。

認(rèn)真把你的項目目標(biāo)與公司總體目標(biāo)相比較。最好不要把你的部門或你自己看成一個孤島，而要把它看成組織的有機(jī)組成部分，使你的項目目標(biāo)服從公司的總體目標(biāo)。如果你的公司是汽車零配件商，你正要為公司安裝一套新的電話升級系統(tǒng)，公司里的許多人會想，他們?yōu)槭裁幢仨殠椭�你，這項活動如何幫助他們。你需要明確答復(fù)這些問題。

在明確定義項目目標(biāo)的同時，你需要認(rèn)真考慮項目的正式贊助人。可能你的老板布置給你這個項目，你一定要清楚地告訴他你很快就需要他的幫助。如果你自己創(chuàng)建這個項目，在清楚地勾勒出它的目標(biāo)后，要清楚地計算出你將從公司的其他人那里能得到多少幫助。你的項目可能正是公司總裁或其他高級管理人員的得意項目，如果是這樣的話，這樣的贊助和支持能極大地幫助你消除障礙。

2、項目里程碑的重要性。當(dāng)確定了項目目標(biāo)后，下一步就是確定項目的里程碑了。我們要清楚地了解達(dá)到目標(biāo)需要做哪些事，需要將目標(biāo)分解成一個個里程碑。這里不需要分得太細(xì)，但是應(yīng)該將項目分解，以便于思考我們的項目團(tuán)隊需要什么人，并且可能開始擬訂一些遠(yuǎn)景規(guī)劃，包括時間進(jìn)度、花費(fèi)和其他資源。假如項目的目標(biāo)是在公司的所有電腦上安裝升級的微軟Word軟件，而你在一個400人的公司工作，你需要認(rèn)真計劃如何以及何時來完成這項任務(wù)。盡管部門以外的某些人認(rèn)為這是一項簡單的任務(wù)，但任何有IT經(jīng)驗的人都知道像這樣的一個升級項目要花很多時間和精力。你不僅要協(xié)調(diào)公司范圍內(nèi)的Word的升級，你還要對給一個服務(wù)器安裝新的操作系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督，還參與購買全公司的電話系統(tǒng)，并為跨部門組合的團(tuán)隊評估公司新的醫(yī)療福利體系。同時你工作的各個項目的每一位成員也都在為其他更多的項目工作。

深入理解項目這個概念，因為你和你的團(tuán)隊成員完全可能同時卷入幾個項目，每一個規(guī)模都不同，每一個都在其周期的不同點，并且每一個都在爭資源，包括你的時間。在你確定里程碑時，你也應(yīng)當(dāng)指出項目的風(fēng)險，畢竟有一些事情可能會阻礙一個項目的成功，對于這些，你盡量預(yù)見到一些未知的風(fēng)險。