淺談項目范圍的作用與管理

項目管理是指為了成功達(dá)到項目的目標(biāo)，項目所規(guī)定要做的事項。確定范圍項目管理是項目起始階段的戰(zhàn)略工作之一。確定項目管理就是定義項目管理的工作邊界，確定項目的目標(biāo)和項目可交付成果，即為項目界定一個界限，劃定哪些事項是屬于項目應(yīng)該做的，而哪些事項是不應(yīng)該包括在項目之內(nèi)的。項目精益管理的戰(zhàn)略思想是杜絕無價值活動。范圍項目管理的精益原則是JIT原則、系統(tǒng)化原則、無縫化原則、專注于項目的使命、簡化和變“成批移動”為“單件流動”。

一、范圍項目管理的涵義。在項目中，范圍一詞的涵義有如下兩個方面：一是產(chǎn)品規(guī)范，即一個產(chǎn)品或一項服務(wù)應(yīng)該包含哪些特征和功能。以及這些特征和功能具體是怎樣的。二是工作范圍，即為了交付具有所指特征和功能的產(chǎn)品所必須要做的工作;簡單地說就是項目做什么，如何做，才能交付該產(chǎn)品。產(chǎn)品規(guī)范就是對產(chǎn)品要求的度量，工作范圍在一定程度上是產(chǎn)生項目計劃的基礎(chǔ)。項目的產(chǎn)品規(guī)范和工作范圍應(yīng)高度一致，以保證范圍項目管理thldl.org.cn最終能夠交付滿足特定要求的產(chǎn)品。工作范圍以產(chǎn)品范圍為基礎(chǔ)，工作范圍的確定是一個由一般到具體、層層深入的過程。

產(chǎn)品本身包含一系列要素，有其各自的組成部分，每個組成部分又有其各自獨立的范圍，即使一個項目只是一個單一產(chǎn)品也不例外。例如，一個新的電話系統(tǒng)可能包含四個組成部分——硬件、軟件、培訓(xùn)及安裝施工，其中，硬件和軟件是具體產(chǎn)品，培訓(xùn)和安裝施工則是服務(wù)，具體產(chǎn)品和服務(wù)形成了新的電話系統(tǒng)這一產(chǎn)品的整體。如果項目是為顧客開發(fā)一個新的電話系統(tǒng)，要確定這個項目的工作范圍，首先就要確定這個新的電話系統(tǒng)應(yīng)具備哪些功能，然后具體定義系統(tǒng)的各組成部分的功能和服務(wù)要求，然后明確項目需要做些什么工作才能達(dá)到這些功能和特征。確定了項目管理也就定義了項目的工作邊界，明確了項目的目標(biāo)和主要的項目可交付成果。項目的可交付成果往往又被劃分為較小的、更易管理的不同組成部分。

確定項目管理，其結(jié)果需要編寫正式的項目管理說明書，并以此作為將來項目決策的基礎(chǔ)。有些項目管理教科書或項目管理手冊中，把確定項目目標(biāo)與確定項目管理結(jié)合起來形成一個文件，叫做項目參考條款(TermofReference，T·O·R)。項目參考條款包括項目目標(biāo)、定義項目所應(yīng)交付的產(chǎn)品(包括中間產(chǎn)品和最終產(chǎn)品)、項目的基本內(nèi)容等。隨著項目的進(jìn)展，這份文件可能需要修改或細(xì)化，以反映這些界限的變化。范圍說明書應(yīng)該包括三個方面的內(nèi)容：(1)項目的合理性說明：解釋為什么要進(jìn)行這一項目。(2)項目目標(biāo)。(3)項目可交付成果。

二、確定范圍項目管理的作用。確定項目管理對項目管理來說有三個方面的作用：一是可提高項目費用、項目時間和項目資源估算的準(zhǔn)確性，二是提供了進(jìn)度衡量和控制的基準(zhǔn)。三是有助于清楚地分派責(zé)任。

1、可提高項目費用、時間和資源估算的準(zhǔn)確性。項目的工作邊界定義清楚了，項目的具體工作內(nèi)容明確了，這就為準(zhǔn)確估算項目所需的費用、時間、資源打下了基礎(chǔ)。如果項目的具體工作內(nèi)容不明確，項目的費用、時間和所需資源就不明確，項目完成的不確定因素大大增加，項目面臨極大的風(fēng)險。

2、有助于清楚地分派責(zé)任。項目任務(wù)的分派需要明確項目包括那些具體的內(nèi)容，具體有哪些要求，完成的產(chǎn)品應(yīng)達(dá)到什么水準(zhǔn)等內(nèi)容，也就要明確范圍項目管理。范圍項目管理的確定即確定了項目的具體工作任務(wù)，這為清楚地分派任務(wù)提供了必要的條件。

3、提供了項目進(jìn)度衡量和控制的基準(zhǔn)。項目計劃是項目組織根據(jù)項目目標(biāo)的規(guī)定，對項目實施工作進(jìn)行的各項活動的具體安排。要做好計劃，就要明確有哪些具體的工作，應(yīng)達(dá)到什么要求，也就是要確定范圍項目管理�？梢哉f范圍項目管理是項目計劃的基礎(chǔ)，范圍項目管理確定了，就為項目進(jìn)度衡量和控制提供了基準(zhǔn)。正確地確定范圍項目管理對項目成功非常重要，如果項目的范圍確定得不好，有可能造成最終項目費用的提高，因為范圍項目管理確定得不好會導(dǎo)致意外的變更，從而打斷項目的實施節(jié)奏，造成返工，延長項目完成時間，降低勞動生產(chǎn)率，影響項目組成員的干勁。

三、范圍項目管理管理的精益原則。(1)JIT原則。JIT是JustInTime的縮寫，原意是“恰好及時”，在精益生產(chǎn)中引申為“只在需要的時候，按需要的量，生產(chǎn)所需的產(chǎn)品”。在范圍項目管理管理中可引申為項目提供的產(chǎn)品功能剛剛好，項目的工作內(nèi)容剛剛符合實現(xiàn)這些功能的需要。

(2)系統(tǒng)化原則。系統(tǒng)化原則就是項目產(chǎn)品的功能和工作要形成系統(tǒng)性的結(jié)構(gòu)，這些功能和工作的有機(jī)聯(lián)系可實現(xiàn)項目的系統(tǒng)性目標(biāo)。

(3)無縫化原則。無縫化原則就是指范圍項目管理的管理部門和部門之間、工作任務(wù)和工作任務(wù)之間、前一階段的工作和后一階段的工作之間應(yīng)是連貫和一體的結(jié)合。

(4)簡化。簡化就是在范圍項目管理管理中盡量使工作變得簡單、容易。簡化是項目成功的關(guān)鍵，項目設(shè)計得硬易于施工、安裝及維修，例如供貨商按照看板準(zhǔn)確及時的提供材料，所以不需要訂購單;材料存放在使用點，因此不需要領(lǐng)料單。

(5)變“成批移動”為“單件流動”。成批移動就是物料成批的移動，單件流動就是物料一件一件的按照工藝流程經(jīng)過各工作地進(jìn)行。成批移動是工業(yè)社會的特征，隨著社會的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在信息化社會的今天，單件移動將大大降低項目的負(fù)價值活動。

(6)專注于項目的使命。項目的范圍管理一定要專注于項目的使命。只有與項目使命一致的功能才是有價值的。在施工過程中工作人員的一個動作若不能為項目帶來價值就是負(fù)價值活動。從設(shè)計、材料采購、工程施工的所有活動必須將焦點放在項目的使命上。設(shè)計出工程師自已喜歡但與項目使命不一致的功能就是負(fù)價值活動。

四、范圍項目管理管理。管理也就是對項目應(yīng)該包括什么和不應(yīng)該包括什么進(jìn)行定義和控制。項目管理按照范圍項目管理管理的過程包括啟動、范圍計劃、范圍定義、范圍核實、范圍變更控制等內(nèi)容。啟動就是正式承認(rèn)一個新項目的存在或一個已有項目進(jìn)入下一個階段的過程。在某些組織中，一個項目只有在可行性研究或初步計劃完成之后才能正式啟動。項目一般是由于市場需要、經(jīng)營需要、顧客需求、技術(shù)進(jìn)步、法律要求等一個或多個需要而啟動的。

范圍計劃的核心工作是編寫正式的項目管理說明書和范圍管理計劃。一份正式的范圍說明書對于項目及其子項目都是必要的。范圍定義就是把項目的主要可交付成果(如范圍說明書中所定義的)劃分為較小的、更易管理的單位。范圍定義的工具主要是工作分解結(jié)構(gòu)樣板。工作分解結(jié)構(gòu)樣板。工作分解結(jié)構(gòu)是由項目各部分構(gòu)成的面向成果的”樹”，讀”樹”定義并組成了項目的全部范圍。一個組織過去所實施的項目的工作分解結(jié)構(gòu)常�？梢宰鳛樾马椖康墓ぷ鞣纸饨Y(jié)構(gòu)的樣板。雖然每個項目都是獨一無二的，但仍有許多項目彼此之間都存在著某種程度的相似之處。許多應(yīng)用領(lǐng)域都有標(biāo)準(zhǔn)的或半標(biāo)準(zhǔn)的工作分解結(jié)構(gòu)可以用作樣板。

范圍變更控制即對范圍項目管理的變化進(jìn)行控制。范圍變更控制的工作內(nèi)容主要有：①對造成范圍變化的因素施加影響，以保證變化是有益的;②判斷范圍變化已經(jīng)發(fā)生;③當(dāng)實際變化發(fā)生時對變化進(jìn)行管理。范圍變更控制必須與其他控制過程，如時間控制、成本控制、質(zhì)量控制等結(jié)合起來。