高校基建管理信息系統(tǒng)用戶需求分析研究

■ 任瑩

（清華大學(xué)， 北京100084）

[摘要] 需求分析是管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。管理信息系統(tǒng)開發(fā)的成功與否在很大程度上取決于需求分析的質(zhì)量。以清華大學(xué)基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程為例，對(duì)用戶需求分析的步驟、開發(fā)思路以及分析方法進(jìn)行深入研究，以建立滿足用戶需求的管理信息系統(tǒng)。

[關(guān)鍵詞] 高校;基建管理；用戶需求分析；管理信息系統(tǒng)

[中圖分類號(hào)] F407.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] B [文章編號(hào)] 1002-851X（2012）05-0082-04

 

1 前言

信息化管理已成為提高高校基建管理水平的重要手段。但目前絕大多數(shù)高校的基建管理信息系統(tǒng)仍處于探索階段，開發(fā)成功率較低，由于開發(fā)過程中需求分析是最重要且最困難的一個(gè)環(huán)節(jié)，本文以清華大學(xué)基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)為例，從初期系統(tǒng)開發(fā)方式的選擇及開發(fā)組織模式的建立入手，著重描述用戶需求分析的步驟和核心環(huán)節(jié)，對(duì)其中的用戶需求分析環(huán)節(jié)進(jìn)行深入研究，并通過基建管理信息系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用對(duì)所獲得的需求分析成果加以驗(yàn)證。期望能為國內(nèi)其他高校提供參考。

 

2 開發(fā)方式的選擇及開發(fā)組織模式的建立

在管理信息系統(tǒng)的開發(fā)初期，首先應(yīng)確定開發(fā)方式及組織模式，它們既是系統(tǒng)開發(fā)初期的重要任務(wù)也是系統(tǒng)需求分析的基礎(chǔ)。

2.1 清華大學(xué)基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)方式的選擇

目前主要的開發(fā)方式分別為自行開發(fā)、委托開發(fā)、聯(lián)合開發(fā)、購買現(xiàn)成軟件[1]。這四種開發(fā)方式各有其優(yōu)點(diǎn)和不足，基建管理信息系統(tǒng)的開發(fā)方式的選擇，應(yīng)根據(jù)基建管理部門的自身特點(diǎn)和要求而定，主要考慮的因素包括：開發(fā)時(shí)間、開發(fā)費(fèi)用、系統(tǒng)維護(hù)、用戶對(duì)開發(fā)系統(tǒng)的技術(shù)要求、用戶的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)能力、是否具有水平較高的軟件編程人員、用戶可接受的開發(fā)風(fēng)險(xiǎn)等[2]。

清華大學(xué)基建管理部門通過對(duì)自身?xiàng)l件及實(shí)際情況進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，本單位人員系統(tǒng)開發(fā)專業(yè)技術(shù)力量較弱，不適合自行開發(fā)。由于正逢清華大學(xué)百年校慶準(zhǔn)備階段，大批建設(shè)項(xiàng)目即將陸續(xù)啟動(dòng)，希望百年校慶工程在建設(shè)過程中能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理，因此系統(tǒng)開發(fā)時(shí)間緊迫，加之開發(fā)費(fèi)用相對(duì)有限，只能選擇購買現(xiàn)成軟件，但現(xiàn)成軟件雖然能夠滿足節(jié)省時(shí)間和費(fèi)用的要求，但卻存在專用性差等問題。經(jīng)綜合考量后，學(xué)�；�建管理部門最終決定，在購買現(xiàn)成軟件的基礎(chǔ)上以聯(lián)合開發(fā)的模式建立基建管理信息系統(tǒng)。

2.2 清華大學(xué)基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)的組織模式

決定軟件開發(fā)成敗的關(guān)鍵性因素分別為用戶在軟件開發(fā)過程中的參與程度、軟件使用單位“一把手”對(duì)軟件開發(fā)事宜的重視與支持程度，以及用戶對(duì)自身需求的說明是否清晰準(zhǔn)確[3]。而在實(shí)際開發(fā)過程中，最常見的影響因素則是軟件公司開發(fā)人員與用戶溝通方面的問題。針對(duì)這些關(guān)鍵因素，為提高管理信息系統(tǒng)開發(fā)的成功率，確定了清華大學(xué)基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)的組織模式。

 

 

3 系統(tǒng)目標(biāo)分析

在確定系統(tǒng)開發(fā)方式及開發(fā)組織模式的基礎(chǔ)上，用戶需求分析首先應(yīng)通過對(duì)系統(tǒng)用戶的組織機(jī)構(gòu)、職能域及業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，得出系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo)。

3.1 組織機(jī)構(gòu)分析

理清組織機(jī)構(gòu)，就意味著抓住了組織的主脈，順著這一脈絡(luò)延伸，可以更好地了解組織中存在的各種問題。

清華大學(xué)基建管理組織機(jī)構(gòu)以處務(wù)會(huì)為最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)基本建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施的管理、指導(dǎo)、決策�；�建管理部門根據(jù)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，推行弱矩陣式項(xiàng)目管理模式，即成立項(xiàng)目管理部，行使工程實(shí)施過程中具體的組織和管理職能，處里的其他各科室主要設(shè)置為綜合辦、規(guī)劃室、工程前期科、合同管理科、造價(jià)管理科、材料科、總工辦、工程建設(shè)科，按其職能分工，與項(xiàng)目管理部協(xié)調(diào)做好工程項(xiàng)目實(shí)施階段相關(guān)的業(yè)務(wù)工作。

3.2 職能域分析

組織職能是為實(shí)現(xiàn)組織的管理目標(biāo)，被賦予的職責(zé)和功能。一個(gè)職能域描述組織某一方面的職能。通過職能域的劃分，可以有效地將不同職能進(jìn)行優(yōu)化組合。清華大學(xué)基建管理部門的工作分為六個(gè)職能域，分別是：投資控制與造價(jià)管理、合同管理、招投標(biāo)管理、材料與設(shè)備管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、信息傳遞與文檔管理。確定職能域后，可通過對(duì)職能域中所含業(yè)務(wù)及其流程進(jìn)一步研究，更加詳細(xì)地了解組織中存在的問題。

3.3 業(yè)務(wù)分析

業(yè)務(wù)分析主要分為三個(gè)步驟：確定主要業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)與機(jī)構(gòu)分析、業(yè)務(wù)流程分析。

3.3.1 主要業(yè)務(wù)確定

清華大學(xué)基建管理部門的做法是：以六個(gè)職能域?yàn)榛�礎(chǔ)，分別對(duì)每個(gè)職能域中所包含的業(yè)務(wù)進(jìn)行深入分析，匯總成業(yè)務(wù)明細(xì)表，見表1。

3.3.2 業(yè)務(wù)與機(jī)構(gòu)分析

業(yè)務(wù)一般分屬于一個(gè)部門或多個(gè)部門，因此需要分析各業(yè)務(wù)所涉及部門，以便分析業(yè)務(wù)的功能和業(yè)務(wù)流程。主要業(yè)務(wù)與項(xiàng)目部和各科室之間的關(guān)系，見表2。

 

 

3.3.3 主要業(yè)務(wù)流程分析

業(yè)務(wù)流程的分析是業(yè)務(wù)分析的重要內(nèi)容之一，在當(dāng)代管理信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中，對(duì)組織原有業(yè)務(wù)流程的分析是需求分析的重要基礎(chǔ)。本文以合同付款業(yè)務(wù)流程為例，對(duì)清華大學(xué)基建管理部門所涉及的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行描述及分析。

 

 

3.4 系統(tǒng)目標(biāo)的確定

清華大學(xué)基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)以項(xiàng)目管理為核心，以掌握項(xiàng)目主要環(huán)節(jié)進(jìn)度、控制項(xiàng)目成本、提高工作效率和管理效果為總目標(biāo)，對(duì)從項(xiàng)目前期報(bào)批、招投標(biāo)管理、合同及執(zhí)行管理、材料設(shè)備管理，到施工與驗(yàn)收管理、工程決算的整個(gè)過程進(jìn)行全面的掌握與控制。在這一過程中，需將文檔、數(shù)據(jù)的產(chǎn)生與管理融匯其中。

通過管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)基建項(xiàng)目的高效管理，使相關(guān)人員業(yè)務(wù)處理清晰、信息共享、溝通便捷、數(shù)據(jù)精確、控制嚴(yán)謹(jǐn)，決策有據(jù)，最終達(dá)到建設(shè)管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化。

 

4 詳細(xì)用戶需求分析與用戶需求分析報(bào)告

在明確系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo)的基礎(chǔ)上確定系統(tǒng)的需求結(jié)構(gòu)，并對(duì)需求結(jié)構(gòu)中的各個(gè)需求單元進(jìn)行詳細(xì)的用戶需求分析，最終形成用戶需求分析報(bào)告。

4.1 需求結(jié)構(gòu)分析

管理信息系統(tǒng)的需求結(jié)構(gòu)分析是根據(jù)管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)、職能域及需求的相關(guān)性，從總體上把管理信息系統(tǒng)需求劃分為多個(gè)部分，每個(gè)部分稱為一個(gè)需求單元，由這些需求單元構(gòu)成管理信息系統(tǒng)的需求框架。

清華大學(xué)基建管理的六個(gè)職能域分別對(duì)應(yīng)了需求結(jié)構(gòu)中的六個(gè)需求單元。

 

 

4.2 詳細(xì)用戶需求分析過程

詳細(xì)用戶需求分析主要分為以下三個(gè)步驟：

4.2.1 系統(tǒng)需求獲取

對(duì)管理信息系統(tǒng)需求結(jié)構(gòu)劃分的六個(gè)需求單元逐一進(jìn)行需求獲取，而獲取過程中最重要的一項(xiàng)技術(shù)則是信息采集。信息系統(tǒng)所要采集的信息從內(nèi)容上大致可分為四類：有關(guān)組織的信息、有關(guān)組織成員方面的信息、有關(guān)工作方面的信息、有關(guān)工作環(huán)境方面的信息。清華大學(xué)基建管理部門系統(tǒng)建設(shè)小組按照上述分類，通過查閱工作文檔及工作流程、開展小范圍訪談、召開小組會(huì)議、初步形成需求文檔，與軟件公司溝通，建立原型系統(tǒng)等步驟，完成需求獲取任務(wù)。

4.2.2 需求分類分析

系統(tǒng)建設(shè)小組通過多種方式獲得了大量的需求，而這些需求必須經(jīng)過分析整理才能應(yīng)用于系統(tǒng)開發(fā)。在整理過程中發(fā)現(xiàn)存在以下問題：第一，不同科室、項(xiàng)目部的需求重復(fù)，很多不同部門提出的需求具有相當(dāng)程度的相似性；第二，各需求之間缺乏連續(xù)性，由于在需求調(diào)研過程中被調(diào)查者大多無法從全局考慮問題，只是站在自己的立場(chǎng)或自己科室的角度提出需求，無法從這些需求中體現(xiàn)出科室間的業(yè)務(wù)流程關(guān)聯(lián)性與連續(xù)性；第三，需求描述相對(duì)模糊，不夠清晰。

為解決上述問題，系統(tǒng)建設(shè)小組通過分類的方式對(duì)已獲取需求進(jìn)行整理。合理的分類模式可以將重復(fù)的同類需求進(jìn)行合并，可以體現(xiàn)出不同部門之間需求的關(guān)聯(lián)性及不同階段需求的連續(xù)性。此外，對(duì)于表述模糊、片面的需求也可以通過分類的方式對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步明確。根據(jù)需求的類型不同將其劃分為輸入類需求、查詢類需求、關(guān)聯(lián)類需求和系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算類需求四大類。

輸入類需求主要是指需錄入系統(tǒng)的內(nèi)容，例如項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及實(shí)際進(jìn)度情況的錄入、項(xiàng)目招投標(biāo)的過程及結(jié)果文件的錄入、項(xiàng)目目標(biāo)成本及實(shí)時(shí)成本、項(xiàng)目合同的內(nèi)容及合同付款的記錄等。輸入類需求不僅是所有需求中數(shù)量最多的一項(xiàng)，而且是其他各類需求實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，其重要性不言而喻。此類需求的實(shí)現(xiàn)程度將直接影響到其他需求的實(shí)現(xiàn)，做好輸入類需求的整理與匯總工作將為系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

查詢類需求主要是，用戶希望通過管理信息系統(tǒng)的查詢功能來實(shí)現(xiàn)所有項(xiàng)目過程與結(jié)果資料的實(shí)時(shí)查詢及項(xiàng)目之間信息比較的需求。查詢類需求根據(jù)用戶需求的不同可分為重視過程和重視結(jié)果兩類。例如，項(xiàng)目進(jìn)度查詢是用戶希望通過系統(tǒng)，可以足不出戶實(shí)時(shí)查詢項(xiàng)目的進(jìn)展情況。因此，系統(tǒng)不僅僅顯示未完成或完成狀態(tài)，還應(yīng)該能夠顯示完成的程度，以便查詢者可以事先把握完成進(jìn)度，真正做到查詢的實(shí)時(shí)性，這類需求即屬于重視過程的查詢需求。重視結(jié)果類查詢需求通常對(duì)于過程并不需要實(shí)時(shí)跟蹤，更大的要求是希望能夠通過系統(tǒng)自動(dòng)生成各種表格，便于分析比對(duì)，把握項(xiàng)目的全局，如成本對(duì)比表、招標(biāo)信息表、材料信息庫的查詢等。通過對(duì)查詢類需求的整理并按其不同要求分類，有利于系統(tǒng)開發(fā)過程中對(duì)上述需求更好的實(shí)現(xiàn)。

由于任何一個(gè)部門的職能都并非獨(dú)立存在，而是通過各種業(yè)務(wù)流程緊密地聯(lián)系在一起。因此，各個(gè)部門所提出的需求是相互關(guān)聯(lián)、相互制約的，這樣的需求可將其稱為關(guān)聯(lián)類需求。在歸納與整理此類需求時(shí)，可以將獨(dú)立的需求根據(jù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行關(guān)聯(lián)。與此同時(shí)，還可以將不同用戶提出的重復(fù)性需求加以排除，使需求更加簡潔、清晰。

計(jì)算類需求是指用戶希望通過系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、計(jì)算、處理的這一類需求。因借助系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算生成數(shù)據(jù)減少了對(duì)數(shù)據(jù)人工計(jì)算的過程，從而進(jìn)一步提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。對(duì)于此類需求，主要是需將用戶提出的計(jì)算類需求轉(zhuǎn)化成各類計(jì)算公式，以便在系統(tǒng)開發(fā)過程將其嵌入系統(tǒng)并形成先進(jìn)的項(xiàng)目管理數(shù)學(xué)模型，對(duì)基建項(xiàng)目的多方面數(shù)據(jù)進(jìn)行處理匯總分析，為決策層提供更有力的決策依據(jù)。

4.2.3 用戶權(quán)限分析

每個(gè)系統(tǒng)都不可避免的會(huì)涉及到權(quán)限劃分的問題，系統(tǒng)的使用者越多，使用者的職責(zé)或分工越復(fù)雜，權(quán)限劃分也就越復(fù)雜。為了加強(qiáng)清華大學(xué)基建管理信息系統(tǒng)的安全管理，保障系統(tǒng)正常、安全使用及各種信息數(shù)據(jù)的保密性，系統(tǒng)應(yīng)對(duì)所有使用者進(jìn)行權(quán)限劃分。明確各使用者的權(quán)限是用戶需求分析階段十分必要且重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。

系統(tǒng)建設(shè)小組按照上述分析的業(yè)務(wù)層級(jí)，將每個(gè)業(yè)務(wù)層級(jí)細(xì)分為一個(gè)或幾個(gè)子項(xiàng)，再根據(jù)各科室及項(xiàng)目部的角色、崗位職責(zé)，為其分配系統(tǒng)功能及相關(guān)數(shù)據(jù)的權(quán)限，并通過《清華大學(xué)基建管理部門管理信息系統(tǒng)權(quán)限劃分一覽表》簡明、直觀地表現(xiàn)出來。隨著管理信息系統(tǒng)建設(shè)的逐步深入，權(quán)限劃分的工作將由科室或項(xiàng)目部細(xì)化到科室中的每個(gè)人或某個(gè)項(xiàng)目部�？梢愿鶕�(jù)各使用人員的角色、崗位職責(zé)和所屬項(xiàng)目，為其分配系統(tǒng)功能的權(quán)限和相關(guān)的數(shù)據(jù)權(quán)限。業(yè)務(wù)層級(jí)上的劃分也將繼續(xù)分解，甚至可以細(xì)化到某一個(gè)合同的錄入或者某一個(gè)資料編寫、查詢的權(quán)限。

4.3 詳細(xì)用戶需求分析成果

獲取的需求經(jīng)過分類后，要使其能夠直接適用于系統(tǒng)開發(fā)還需對(duì)其進(jìn)一步分析整理。首先，將各類需求根據(jù)需求結(jié)構(gòu)中其所屬的需求單元進(jìn)行歸納；其次，根據(jù)整體業(yè)務(wù)流程及業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，從全局角度對(duì)各需求單元內(nèi)的需求進(jìn)行串、并聯(lián)整理。對(duì)上述需求按需求單元進(jìn)行詳細(xì)功能描述即可得到用戶需求分析結(jié)果。例如，對(duì)于合同管理需求單元中的合同付款的詳細(xì)需求描述，為合同管理科付款審核人員根據(jù)付款申請(qǐng)單及系統(tǒng)中的項(xiàng)目進(jìn)度按照對(duì)應(yīng)項(xiàng)目及付款有無合同輸入相關(guān)信息，若有合同，輸入合同編號(hào)等內(nèi)容。在輸入過程中系統(tǒng)自動(dòng)提示合同累積付款金額、付款比例、未付款金額、項(xiàng)目累計(jì)投資金額。另外，在合同執(zhí)行過程中，能通過幾個(gè)階段（驗(yàn)貨、驗(yàn)收、審核、審計(jì)等）的進(jìn)展情況控制合同付款進(jìn)度，付款操作需先由造價(jià)管理科對(duì)項(xiàng)目部錄入的工程洽商、施工單位報(bào)送的結(jié)算數(shù)據(jù)、初步審核數(shù)據(jù)及結(jié)算審計(jì)結(jié)果錄入系統(tǒng)，當(dāng)系統(tǒng)中顯示造價(jià)管理科已復(fù)核完畢后，合同管理科方可進(jìn)行合同付款操作。操作完成后由財(cái)務(wù)人員對(duì)付款情況進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核后不得修改，需修改由復(fù)核人取消復(fù)核。若錄入時(shí)合同分類金額超過經(jīng)處務(wù)會(huì)批準(zhǔn)的項(xiàng)目計(jì)劃書分類金額，系統(tǒng)不能通過，除非項(xiàng)目部通過報(bào)告形式通過處務(wù)會(huì)批準(zhǔn)，方能由系統(tǒng)管理員放行。系統(tǒng)最終可根據(jù)合同所有輸入信息自動(dòng)生成不同角度、層次的合同報(bào)表，動(dòng)態(tài)反映合同執(zhí)行情況。

4.4 用戶需求分析報(bào)告

用戶需求分析報(bào)告是需求分析階段的總結(jié)性文檔之一，面向?qū)ο笾饕�是系統(tǒng)的用戶。用戶需求分析報(bào)告一般包括系統(tǒng)概述、用戶需求、數(shù)據(jù)調(diào)查及分析、運(yùn)行環(huán)境的規(guī)定等內(nèi)容。軟件公司通過對(duì)系統(tǒng)用戶需求分析過程的所有成果文檔的歸納與總結(jié)，最終編寫完成了清華大學(xué)基建管理信息系統(tǒng)用戶需求分析報(bào)告。

 

5 用戶需求分析的實(shí)現(xiàn)與驗(yàn)證

根據(jù)用戶需求分析報(bào)告，最終由軟件公司初步建立了清華大學(xué)基建管理信息系統(tǒng)，通過系統(tǒng)的試運(yùn)行對(duì)用戶需求分析成果的實(shí)現(xiàn)程度進(jìn)行驗(yàn)證。通過驗(yàn)證表明，該系統(tǒng)已基本滿足了用戶需求分析過程中所獲取的絕大部分需求，僅有個(gè)別需求在系統(tǒng)中未能實(shí)現(xiàn)或未能完全實(shí)現(xiàn)。

通過驗(yàn)證，對(duì)系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)或未能完全實(shí)現(xiàn)的需求，將通過對(duì)系統(tǒng)的繼續(xù)改進(jìn)逐步實(shí)現(xiàn)。具體方法為，將上述需求根據(jù)需求的迫切程度劃分為三個(gè)優(yōu)先等級(jí)，分別選擇不同的方式加以改進(jìn)。第一，必要性需求———屬于需求優(yōu)先級(jí)的第一個(gè)等級(jí)，此類需求若無法實(shí)現(xiàn)將直接影響整個(gè)系統(tǒng)的使用。對(duì)于此類需求，必須嚴(yán)格按照需求分析報(bào)告及用戶意圖加以實(shí)現(xiàn)；第二，可變性需求———屬于需求優(yōu)先級(jí)的第二個(gè)等級(jí)，此類需求如無法實(shí)現(xiàn)會(huì)直接影響系統(tǒng)的易用性，但不會(huì)影響系統(tǒng)整體的使用。對(duì)于此類需求，可以通過變通的方式加以實(shí)現(xiàn)；第三，潛在性需求———屬于系統(tǒng)需求優(yōu)先級(jí)的第三個(gè)等級(jí)，此類需求如無法實(shí)現(xiàn)，既不會(huì)影響系統(tǒng)的使用也不會(huì)對(duì)系統(tǒng)的易用性產(chǎn)生較大影響，但從系統(tǒng)長遠(yuǎn)發(fā)展有一定的潛在需求。對(duì)于此類需求，無需在近期系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，可作為系統(tǒng)遠(yuǎn)期發(fā)展的需求之一。

 

6 結(jié)語

本文以清華大學(xué)基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程為例，針對(duì)用戶需求分析環(huán)節(jié)進(jìn)行研究，對(duì)所獲得研究成果通過基建管理信息系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用加以驗(yàn)證。望能為國內(nèi)其他高校的基建管理信息建設(shè)提供參考，加快推動(dòng)國內(nèi)高校基建管理的信息化進(jìn)程。蕢

[參考文獻(xiàn)]

[1]戚桂杰，彭志忠.管理信息系統(tǒng)[M].山東：山東人民出版社，2007：244-246.

[2] 黃梯云. 管理信息系統(tǒng)[M]. 北京： 經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2000：1-2.

[3]吳建林，應(yīng)文池.面向管理支撐系統(tǒng)的一種系統(tǒng)需求分析模式[J].系統(tǒng)管理學(xué)報(bào)，2010，19.